Em vez de planejar primeiro suas tarefas, planeje primeiro o seu tempo.Nem tudo que • Nem tudo que é importante é urgente.

• Faça primeiro as primeiras coisas.

• A pessoa que não planeja trabalha contra o tempo.

• Elimine os ladrões do tempo.

• Quem administra o tempo geralmente não vive numa corrida perpétua contra o tempo.

• Aproveite cada momento.

• Quem administra o tempo reduz o stress causado pelo mau uso do tempo.

As vantagens da administração do tempo

Um plano de administração para ganhar tempo traz vários benefícios, entre os quais podemos mencionar:

maior controle

aumento da produtividade

aumento do tempo livre

maior transparência

É preciso saber quando as incontáveis tarefas e obrigações devem ser realizadas e concluídas, e quais as datas marcadas para o cumprimento dos objetivos gerais.

Isso ajuda a colocar de modo claro todas as coisas dentro de uma perspectiva, dando uma sensação de ordem, que será de grande benefício assim que seu plano de administração do tempo estiver sendo desenvolvido e posteriormente até redimensionado.

Comece por pensar como você despende seu tempo atualmente, fazendo a si mesmo uma série de perguntas — e respondendo-as honestamente. Quantas horas eu trabalho por dia? Quanto tempo despendo em cada atividade?

Em que eu despendo a maior parte do tempo? Em que despendo a menor parte do tempo? O tempo que despendo é proporcional à importância das atividades? Traduza os tempos despendidos em cada atividade em termos percentuais e distribua-os em um gráfico tipo pizza, como na Figura 1.

(Para obter o número correto em graus no gráfico, basta multiplicar a porcentagem de cada atividade por 3,6.) Agora mesmo, você pode ter certas idéias para melhorar em determinadas atividades — se não, ainda pode ter um choque! A fim de ajudá- lo a concentrar sua atenção de maneira mais completa, siga o questionário que se encontra mais adiante. Caso possa responder afirmativamente a algumas das perguntas, certamente poderá fazer melhor uso de seu tempo do que tem feito até o presente. Se todas as suas respostas forem negativas, volte ao questionário após concluir seu registro diário. Até lá, você pode ter mudado de ideia.

É oportuno considerar quanto de seu tempo é gasto em um período de talvez duas ou quatro semanas (quanto maior o período, mais apuradas serão suas descobertas). Utilize uma tabela como a da Figura 2, separando cada dia em períodos de 15 ou 30 minutos, levando em conta se você tem um número maior de tarefas pequenas ou um menor número de atividades grandes.

   

O início

O início do dia — desde a hora em que você acorda até começar a trabalhar — geralmente apresenta as melhores oportunidades possíveis para você melhorar seu uso do tempo e preparar-se de maneira correta para o dia que se segue.

Existem ocasiões dentro da rotina diária que permitem que se pense e se planeje sobre os assuntos do dia: tomar banho, comer, fazer exercícios e vestir-se. Talvez você consiga redimensionar a ordem planejada de atividades em uma seqüência mais eficaz ou preparar o que vai dizer a um vendedor que irá visitá-lo.

Viajar talvez pareça um desperdício de tempo, porém, você pode ler um relatório ou escrever uma carta no avião, no metrô ou praticar seus comentários iniciais como coordenador de uma reunião informal enquanto dirige até o trabalho.

O meio

Um gerente ou supervisor que há pouco implantou um plano de administração de tempo, logo descobre ter ganho cinco minutos aqui e ali durante o dia. É um fato marcante que as reuniões se encerrem mais pontualmente que antes, e as tarefas são concluídas mais rapidamente que o esperado, pois agora ocorrem menos interrupções.

Pode ser uma boa idéia lidar com o item “possibilidades” da sua lista de verificação diária — especialmente aquelas que têm permanecido por dias ou até mais. Por outro lado: por que não arrumar sua mesa, limpando e organizando tudo o que está sobre ela? Ou ler esses papéis “à disposição” (pendentes) que estão a ponto de serem eliminados? Visitar a sala da copiadora em períodos de menor solicitação, evitando conversas que consomem o tempo? Qualquer coisa é melhor que fixar seus olhos no vazio!

O fim

A última parte do dia, quando o relógio vai dar cinco horas, cinco e dez, arrastando-se com dificuldade até as cinco e quinze, pode ser a mais produtiva de um dia com administração de tempo. Reveja as atividades do dia. Você completou todos os itens de “Obrigações urgentes” e “Obrigações importantes” de sua lista? Em caso negativo, por quê?