Hoje, a administração é uma atividade dinâmica. Afinal, o administrador deve estar pronto para fazer tudo o que for necessário para atingir os objetivos.

Já esta claro que administrar não é uma tarefa simples. E por mais que muito pensem que administrar é algo tão técnico quanto operar um computador, tenha certeza que administrar é uma arte, como tocar um instrumento. Muitos tarefas da administração são realmente técnicas, mas realizar todas elas e lidar com pessoas para cumprir um objetivo é um trabalho para um verdadeiro artista. Todo bom administrador deve ser tão dinâmico quanto um bom artista.

Veja algumas das responsabilidades mais comuns de um administrador:

Planejar atividades – Métodos para atingir um fim, procedimento.

Implantar o que foi planejado – Promover o desenvolvimento, estabelecer.

Gerenciar o que foi implantado – Dirigir (Empresas, serviços) Administrar.

Supervisionar os métodos de trabalho e os profissionais – Dirigir, Orientar.

Dirigir organizações para maior produtividade e/ou lucratividade – Conduzir, Governar.

Corrigir o que for necessário – Endireitar, dar ou tornar forma correta.
A tendência natural é que um administrar, em início de carreira, gaste muito mais tempo com tarefas técnicas do que com tarefas realmente gerenciais. Isso ocorro por várias razões: tamanho do grupo em que trabalha. Natureza atualizada com o campo técnico, subordinados que não trabalham no mesmo ramo, subordinados que são experiente, normalmente se concentra em tarefas gerenciais, que exigem que ele seja mais”artista”. Com mais experiência, um administrador pode, por mérito de uma qualidade especial ou desempenho superior, influenciar os outras e exercer a posição de liderança.

Durante muito tempo, o administrador nada mais era que o dono: seu trabalho era apenas dar ordens e supervisionar os outros para alcançar um objetivo (que normalmente era o seu objetivo).

Hoje, o bom administrador trabalha junto com os outros para alcançar um objetivo, ele se observa como parte do grupo que lidera.

Reuniões são a principal forma de contato que você terá com os outros membros de sua equipe, o que faz dela uma parte da rotina do administrador. Através delas, pessoas são selecionadas para trabalhar. Tarefas são definidos, delegações são feitas, problemas são conhecidos, soluções são decididas etc.

Qualquer encontro de pessoas com um objetivo formal definido, pode ser chamado de reunião. Por exemplo, se encontrar com os funcionários se sua empresa em um restaurante para um bate-papo, isso não
é uma reunião. Mas, se você combina com os mesmos funcionários para se encontrar com eles e discutir assuntos da empresa esse encontro já pode ser considerado uma reunião. Assim, fica claro que nem todas as reunião precisam ser feitas com muitos pessoas, em locais especiais, e demorar muito.

Como líder, cabe a você definir se uma reunião é realmente necessário e por que. Também é sua responsabilidade pensar no assunto a ser considerado, é uma reunião formal, um compromisso com hora e local definidos, ou informal, normalmente notificado de forma breve.

Certamente você já entendeu que a primeira coisa que uma reunião precisa ter é um objetivo. Partindo desse objetivo você pode determinar quem irá participar da reunião. Como já explicado, você deve pensar nas pessoas diretamente envolvidas no objetivo. Mas, outras pessoas podem ser incluídas. São as seguintes:

Os que dão informações – O representante de um departamento da empresa pode transmitir informações fiéis sobre o tema a ser abordado.
Os que oferecem conselhos – Uma pessoa que já lida com o assunto tratado pode ter conselhos úteis.
Os de conhecimento especializado – A presença de uma pessoa com habilidades técnicas, de fora da companhia, pode contribuir bastante para a discussão.
Os que autorizam ações – Algumas decisões podem requerer a presença de um diretor da área para autorizá-las. Sabendo quem devem ser os participantes, você deve começar a pensar no local. A escolha só será bem feita após saber quem são os participantes.

Você verá na sequência quais são os locais e as suas vantagens e desvantagens.
Seu Escritório — Pode ser sua mesa de trabalho ou de reuniões com cadeiras extras. Isso lhe dá a vantagem de deixar todo o material de
referência ao seu alcance, mas é um local onde telefones podem tocar e as interrupções são imprevisíveis.

Escritório do funcionário — Você pode fazer a reunião onde o funcionário trabalha. Isso pode levantar a moral ou status do subordinado. Mas saiba que a reunião será produtiva somente se houverem poucas pessoas, além de causar desconforto para ambas as partes se o local de trabalho for muito pequeno.
Sala de Reuniões da empresa — Pode ser usada uma sala própria para reuniões ou mesmo uma sala na empresa destinada ao uso dos funcionários. Tem a vantagem de evitar dúvidas relativas à “hierarquia”, mas pode permitir a interrupção de pessoas de fora para falar com os participantes.
Sala de reuniões externa — Você pode usar um espaço neutro, fora da organização. Nesse tipo de local, se há mais de um grupo envolvido, ninguém ganha nenhum favorecimento e pode ser útil se o sigilo for importante. Mas pode ser caro e pouco familiar para as pessoas.
Centro de Conferência — Você pode escolher um grande auditório, como o de uma universidade. Normalmente, tem instalações para acomodar muitos participantes e pode prover assistência técnica e segurança. Só possui a desvantagem de não dar oportunidade para encontros informais.
Em outra Localidade — Um escritório, espaço de reuniões ou hotel fora da cidade ou em outra cidade. É conveniente se há participantes de regiões mais afastadas e pode dar um certo charme à ocasião. Mas, há maiores gastos com acomodações, tempo e viagens. A tecnologia pode ser muito útil quando o assunto é escolha do local. Por exemplo, se a distância entre os envolvidos for muito grande, você pode poupar muito dinheiro fazendo uma vídeo-conferência. Hoje você pode fazer vídeo-conferência com programas gratuitos, como o MSN Messenger. Além disso, você pode fazer uma reunião com os participantes fisicamente presentes enquanto aqueles que não puderam viajar poderão participar por meio de uma vídeo-conferência.

Por fim, é importante você prever o tempo da reunião. Você tem a responsabilidade de definir o tempo reservado para outros participantes (se houver), para pausas como um coffee-brake ou
refeição, e para um eventual espaço para participação dos presentes (perguntas, por exemplo).